امروز می‌خواهیم با اصطلاحی آشنا بشیم که میتونه باعث کاهش هزینه‌های هنگفت، جلوگیری از اتلاف منابع و افزایش کارایی و بهره‌وری یک مدیر، شرکت و مجموعه زیر نظر او بشود.
سال‌ها پیش در بخش راه‌اندازی و پشتیبانی یک شرکت مخابراتی مشغول به کار بودم. کار من و همکارانم در آن بخش راه‌اندازی مراکز مخابراتی و همچنین پشتیبانی مراکز جهت رفع خرابی و به روز‌رسانی‌های معمول بود به همین خاطر چون این مراکز در تهران و سرتاسر کشور پخش بودند لذا نیاز بود تا در موارد زیادی به ماموریت کاری خارج از تهران هم برویم. من و همکارانم در آن بخش به انحاء مختلف به شهرهای بزرگ، کوچک، روستاها و حتی مناطق مرزی و جاهایی که حتی کمترین امکانات رفاهی نظیر آب خوردن سالم را نداشتند برای انجام امور مختلف مربوط به مراکز مخابراتی می‌رفتیم. از شهرها و مراکز روستایی استان خراسان و سیستان و بلوچستان و کرمان گرفته تا تبریز و بوشهر و یزد و … . همکارانم و بنده بیشتر در حال ماموریت بودیم و کمتر در شرکت بودیم. بعد از مدتی نکته‌ای توجه من را جلب کرد! دوستان و همکارانم به من می‌گفتند که تو مثل نور چشمی‌ها برای شرکت هستی! وقتی دلیل حرف‌شان را جویا شدم متوجه شدم که مدتی است که تعداد ماموریت‌های من بیشتر از سایر همکارانم شده و این امر باعث حساسیت آنها شده بود. به دفتر مدیربخش‌مان مراجعه کردم و موضوع را با ایشان در میان گذاشتم، جویای دلیل بودم که چرا چنین شرایطی رخ داده که ماموریت‌های من بیشتر از بقیه همکاران هست و این امر سبب دلخوری آنها را فراهم کرده است. مدیرمان گفت: واقعش مدیریت ارشد یا همان CTO شرکت نظرش به این امر هست که من نسبت به همکارانم بیشتر ماموریت بروم. قضیه جالب شده بود، CTO شرکت معمولا در کار بخش‌های فنی نظارت می‌کرد اما دخالت مستقیم نه، اما اینجا موضوع کاملا متفاوت بود. اینجا بود که کنجکاوی من هم بیشتر شد تا دلیل اصلی را بدانم. از مدیرمان خواستم تا با CTO یک جلسه مشترک داشته باشم تا لااقل دلیل این قضیه را بدانم. بعد از دو سه روز با هماهنگی مدیر بخش به همراه ایشون به اتاق آقای CTO برای جلسه مشترک و دانستن دلیل موضوع رفتیم. بعد از حال و احوالپرسی‌های معمول، سر صحبت را با طرح این موضوع که در بخش ما همه بنده را نورچشمی می‌خوانند و این موضوع من را آزار می‌دهد آغاز کردم. آقای مدیر ارشد یا همان CTO گفت مگه چه اشکالی داره که نور چشمی باشی؟ گفتم از نظر خودم نور چشمی‌بودن اتفاقا خیلی هم خوبه اما نگاه‌ها و حرف‌های تند همکاران اذیتم می‌کند.
ایشون لبخندی زد و بعد از من پرسید که: تو برای رفتن به ماموریت‌ها چه پروسه‌ای را انجام می‌دهی؟ من هم پروسه معمول اداری را توضیح دادم. گفت: نه اینها را می‌دانم، بعدش به یکی از همکاران بخش زنگ زد و به ایشان گفت تا به جلسه ما اضافه شود! من کاملا متعحب بودم. تا اینکه بعد از آمدن آن همکارم از ایشان هم همان سوال را پرسید و ایشان هم همان جواب من را گفت! بعد ایشان رو به من کرد و گفت: شما به جز این پروسه چه کار دیگری برای ماموریت‌ها انجام می‌دهید؟ گفتم هیچی. گفت: پس چرا هر جایی که شما را می‌فرستیم همان دفعه اول پروژه کامل انجام می‌شود اما باقی مهندسان برای اتمام یک پروژه سه تا پنج مرتبه دیگر هم ماموریت می‌روند؟ اینجا بود که تازه سوال آقای CTO را متوجه شدم، گفتم خب من قبل از ماموریت یک لیستی از تمام آنچه باید در پروژه انجام شود و تمام نیازهای آن پروژه را آماده می‌کنم و بعد اقدام به رفتن به ماموریت و انجام پروژه می‌کنم. در این لحظه انگار که CTO عزیزمان به قول معروف دوریالیش افتاده باشه گفت خب همین. همین تفاوت تو با بقیه هست. تو با انجام همین کار به ظاهر ساده، کلی از اتلاف منابع، زمان، انرژی و امکانات شرکت جلوگیری می‌کنی و همین موضوع دلیل من برای استفاده بیشتر از تو برای ماموریت‌هاست.
بعد ایشان گفت در حقیقت اصطلاحی داریم به اسم “دوباره‌کاری” که شما با تهیه لیست بایدها و نیازها و تامین آنها برای هر پروژه از “دوباره‌کاری” در پروژه‌ها جلوگیری می‌کنی و همین موضوع باعث افزایش بهره‌وری شرکت و کاهش اتلاف منابع شرکت می‌شود و من به عنوان مدیر ارشد بخش فنی شرکت به دنبال چنین افرادی هستم که به اصطلاح کار را می‌فهمند و باری به هر جهت کار نمی‌کنند و … .
بسیاری از ما در کارهای خود بدون آنکه متوجه باشیم دائما در حال “دوباره‌کاری” هستیم موضوعی که ظاهرا خیلی ابتدایی و ساده به نظر می‌رسد اما در واقعیت بسیار اثرگذار است.
در اینجا پیشنهاد می‌کنم برای آنکه در کارها و امور جاری خود و شرکت دچار “دوباره‌کاری” نشویم دو تا تمرین کاربردی را انجام می‌دهیم:
تمرین اول: پنج مورد را که تا الآن “دوباره‌کاری” یا حتی چندباره‌کاری کرده‌اید را فکر کنید و یادداشت کنید.
تمرین دوم: به این موضوع فکر کنید که چرا “دوباره‌کاری” کرده‌اید و علت یا علت‌ها را بیابید.

موفق باشید
محمدمهدی طاری
مربی خلاقیت